30/08/2017
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Seu escritório dá a atenção devida à comunicação interna?

por Pedro Borges
 
Todo processo produtivo passa por relações de trabalho que precisam ser bem exploradas. A comunicação interna funciona como uma peça de ajuste destas relações, para evitar que lacunas nesse contato sejam preenchidas pelos funcionários e criem falhas na produção. O envolvimento dos funcionários inclusive é afetado pela comunicação interna, que demora para ser pensada e construída e que pode ruir rapidamente sem certos cuidados.
 
Em diversas consultas sobre comunicação interna conduzidas pelo FDJUR e pela GEJUR existe uma constante entre as respostas: transparência é a chave. As pessoas gostam de entender o que está acontecendo e se sentem nervosas quando mal orientadas. Não é uma questão de zona de conforto, mas de confiança na equipe em que se trabalha, para que todos trabalhem juntos em vista os mesmos objetivos.
 
Numa consulta sobre o grau de satisfação com a performance interna dos jurídicos, separando os respondentes entre dois grupos: de departamentos jurídicos e de escritórios de advocacia, GEJUR e FDJUR construíram um quadro que pode servir como referência para o mercado.
 


 
Podemos interpretar a ausência de insatisfação entre os departamentos jurídicos no quadro acima pelo fato de que todos os respondentes do grupo terceirizam serviços jurídicos, o que permite construir um departamento legal enxuto. O grupo dos escritórios conta com um número muito maior de profissionais envolvidos, e com isso, uma dependência maior de uma comunicação interna eficaz.
 
O maior alinhamento das equipes acontece com ações fora da rotina, e que se forem bastante positivos podem fazer parte dela
 
Como melhorar então a comunicação interna? “Primeiro, reconhecendo que as melhores fontes de referência de um escritório serão encontradas dentro do próprio escritório. Uma questão de estratégia, não ego. Em seguida, configure canais de comunicação internos, como boletins de e-mail, intranets e blogs. Regularmente utilizados, esses canais melhoram a comunicação porque demonstram que existe um lugar onde a informação pode ser encontrada e enviada. Mantenha a informação curta, leve e congratulatória sempre que possível. Mas lembre-se de que esta é uma iniciativa de marketing: não é a coluna de nascimentos, mortes e casamentos. As informações compartilhadas devem ajudar todos a compreender a experiência e os talentos locais e como eles podem ser usados ??para atender os clientes existentes e potenciais.” Essa lição de marketing jurídico foi elaborada por Margaret McCaffery, consultora premiada do Canadá, responsável pelos departamentos de marketing de escritórios de diferentes tamanhos.
 
Um time de comunicação pode ser útil de várias formas, desde a coordenação da estratégia de relações públicas para enfrentar litígios até destacar uma história de sucesso pela internet. Podem entrevistar clientes para perguntas e respostas em sua origem, missão e objetivos de longo prazo, que podem ser usados ??como lançamentos de mídia ou para boletins internos. A equipe de comunicação pode se coordenar com a equipe da biblioteca interna para ajudar um cliente a pesquisar um competidor, notícias ou questões da indústria. Podem aconselhar os clientes em possíveis armadilhas se receberem uma consulta de imprensa e se uma oportunidade de mídia vale a pena o tempo e o esforço. Em resumo, o departamento de comunicação serve como uma extensão dos principais serviços jurídicos da firma de advocacia: aconselhar um cliente sobre como operar de forma mais eficaz.
 
Uma comunicação interna eficaz desempenha um papel importante no engajamento dos advogados
 
Se não houver interesse em desenvolver um time de comunicação, ainda existem algumas pequenas experiências tiradas a partir das respostas da pesquisa realizada pela GEJUR e pelo FDJUR que podem ajudar desenvolver uma comunicação interna mais eficaz. Todas estas orientações foram oferecidas por profissionais do mercado jurídico no País.
 
  • Junte uma equipe de notáveis de diferentes equipes para fazer um brainstorm sobre os desafios do negócio, sem esquecer de levar adiante as melhores ideias que saírem dali.
 
  • Introduza reuniões interdepartamentais para promover compreensão e resolução de problemas, autorizando os líderes que surgirem a criar novos projetos de desenvolvimento.
 
  • Solicite atualizações com apresentações sobre resultados recentes com sessões de perguntas e respostas, especialmente quando determinados acertos são descobertos.
 
  • Uma breve reunião matinal no início de cada semana ajuda a conectar os funcionários, fazer anúncios e discutir os próximos dias.
 
  • Incentive a proatividade com uma caixa de ideias e sugestões, com prêmios para as melhores ideias.
 
  • Estimular uma ou mais mensagens-chave ajuda a criar valor e gerar identidade, seja dentro da organização ou em subgrupos dentro deste.
 
  • Gerentes devem almoçar ou ter uma conversa no escritório eventual em separado com os advogados para conhecê-los melhor. Quanto mais souber ouvir e fazer com que seus interlocutores se sintam ouvidos, maiores os ganhos.
 
  • Não evite conversas difíceis ou notícias ruins. Quem é franco e se mostra aberto pode gerar mais engajamento ao invés do contrário.
 
  • Celebre os sucessos, seja com pequenos eventos ou nos canais de comunicação mais utilizados.
 
Em um próximo encontro entre as cabeças do escritório, ou mesmo com sua equipe, convidamos dois assuntos para discussão: como aumentar o engajamento de funcionários a partir de uma melhor comunicação interna? E quais são os sistemas de recompensa pelo maior engajamento? Os mais resistentes podem questionar esse investimento, mas quando é eficiente o resultado aparece em pouco tempo.

Fonte: Energise Legal e Slaw

Uma área de informações relevantes ao advogado interessado em aprimorar seus conhecimentos em gestão.

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