13/09/2018
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Assinatura digital coloca Leroy Merlin entre finalistas do Prêmio Melhores Práticas nos Departamentos Jurídicos

Por Galeria de Comunicações
 
“É uma honra estar entre os finalistas do Prêmio Melhores Práticas na Gestão de Departamentos Jurídicos, mas almejamos ir ainda mais longe porque temos muito orgulho do que estamos conquistando com o nosso projeto. Inicialmente, ele parecia simplista, mas tem se mostrado um grande caminho para uma enorme mudança cultural na empresa”, diz Giselle Brides, coordenadora jurídica da área societária da multinacional francesa Leroy Merlin, cujo projeto está entre os dez escolhidos pela banca examinadora para disputar as primeiras colocações no próximo dia 27 de novembro, quando os participantes do Congresso das Melhores Práticas na Gestão de Departamentos Jurídicos 2018, a ser realizado na capital paulista, vão ajudar a eleger os três que mais se destacaram.




O orgulho da executiva não é à toa, como mostram os resultados já conquistados. Brides explica que o projeto Implantação de Assinatura Digital na empresa começou a ser planejado em 2015 para solucionar o problema da demora de se obter assinaturas físicas dos diretores em documentos. “Muitos precisam, geralmente, de duas assinaturas, a do responsável direto da área e a de mais um diretor. No total, temos 14 diretores, mas todos com agendas bem ocupadas e boa parte viaja muito, especialmente para a matriz, na França. Dessa maneira, a média era de 12 a 15 dias para se conseguir as assinaturas físicas e havia muita cobrança para que obtivéssemos maior agilidade”, afirma a executiva, acrescentando que esse prazo hoje não ultrapassa 48 horas, sendo instantâneo na maioria das vezes.

O processo de implantação da assinatura digital na Leroy Merlin, prossegue Brides, começou com uma investigação minuciosa das normas que regem esse tipo de validação, que vem ganhando cada vez mais espaço no mundo dos negócios. “Há todo um respaldo jurídico, legal, tanto que a Justiça tem avançado cada vez mais na digitalização de processos, e estamos seguindo dentro do que a legislação prevê. Escolhemos uma autoridade certificadora credenciada junto ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), a Certsign, que garante ainda a segurança necessária para o procedimento e tem um mecanismo de assinatura digital para aparelhos de celular, evitando a utilização de tokens ou leitores e garantindo a agilidade necessária, sem prejuízo da mobilidade dos diretores”, ela ressalta.


Redução de custos

Segundo Brides, o segundo passo foi estudar quais os custos de implantação do projeto e as possibilidades de ganhos, o que ajudou ainda mais na tomada de decisão. “Conseguimos reduzir em 87% os custos”, afirma a executiva. Foram avaliadas despesas como as de impressão; hora de trabalho do pessoal envolvido na coleta de assinaturas, como assistentes e secretárias; reconhecimento de firmas em cartórios; motoboys e portadores; digitalização de documentos; e transporte desses documentos para uma rede com 42 lojas, além de clientes. “Reduzimos os custos e tivemos um ganho em produtividade imensurável”, comemora Brides, ressaltando ainda o ganho do projeto quando o assunto é sustentabilidade, uma vez que a utilização de papel caiu muito, pois a maioria desses documentos hoje já nasce digital e pode ser enviada por e-mail. “São ganhos em todas as etapas do processo, pois evita ainda perda de documentos, rasuras, extravios.”

A implantação de assinatura digital na Leroy Merlin começou em 2016 com as procurações. No ano seguinte, ela passou a valer também para os atos societários e em 2018 começou a ser implantada para contratos, ainda em fase de implementação, que deverá ser finalizada no próximo ano. Por isso, depois de participar das duas primeiras edições do Prêmio Melhores Práticas na Gestão de Departamentos Jurídicos, no ano passado a Leroy esteve ausente. “É um processo longo porque envolve também uma mudança cultural de não ter mais o documento físico. Queríamos o projeto bem azeitado para inscrevê-lo nesse Prêmio que está entre as poucas iniciativas que dão visibilidade à atuação dos departamentos jurídicos das empresas, que têm a grande importância de serem fundamentais para fazer o negócio andar.”

Conforme Brides, o fluxo de documentos na área societária é de média de 600 por ano. Já o de contratos atinge média de 3.000 por ano. Toda essa movimentação com a assinatura digital e os ganhos já mensurados com produtividade e redução de despesas têm despertado outros departamentos da empresa a também implantar a assinatura digital. “À medida que foi avançando, outras áreas desejaram implantá-lo e o departamento de recursos humanos já começa a assinar digitalmente contratos de trabalho, férias, entre outros. E está indo para outras esferas também”, diz a executiva.

A Leroy Merlin, rede especializada em construção, decoração, bricolagem, acabamento e jardinagem que chegou ao Brasil em 1998, faz parte do Grupo Adeo, um conglomerado de 34 empresas instaladas em 13 países. Durante o processo de implantação do projeto Assinatura Digital, afirma Brides, a companhia trouxe mais duas marcas para o Brasil: a rede atacadista de materiais de construção Obramax e a Zôdio. As duas já nasceram no país com o todo processo de assinatura de documentos digitalizado.

O Congresso das Melhores Práticas na Gestão de Departamentos Jurídicos 2018 será realizado no dia 27 de setembro, no Hotel Maksoud Plaza, na capital paulista, das 9h às 18h. Já o primeiro, segundo e terceiro colocados serão conhecidos na cerimônia do Prêmio Melhores Práticas na Gestão de Departamentos Jurídicos, a ser realizada também em São Paulo no dia 28 de novembro.



 

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