06/02/2014
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Aplicações para o home office corporativo

por Pedro Borges
 
No intuito de diminuir os custos e flexibilizar a produção, uma série de empresas e organizações tem começado a utilizar o Home Office sem tomar os cuidados necessários para evitar problemas. Muitos riscos podem ser reduzidos se houver um planejamento apropriado por parte do gerente responsável pela mudança.
 
Para ajudar na implantação apropriada de rotinas ligadas ao trabalho à distância é preciso tomar uma série de precauções.
 
Analisar detalhadamente a necessidade a ser suprida pelo Home Office e os objetivos a serem alcançados na sua implantação.

Em primeiro lugar deve estar claro o interesse do projeto. Facilitar o trabalho na parte mais alta do organograma, estabelecer um crescimento controlado de produção, diminuir gastos com funcionários mais caros, contratação de freelancers ou abrir concessões a certos talentos? 
 
Para entender melhor as possibilidades de implantação do trabalho em casa, precisamos partir do pressuposto que existem três gêneros essenciais de Home Office: Autônomos, que prestam serviços individuais sem vínculo trabalhista; Substituidores, que trocam o serviço do escritório pelo Home Office; e os mais importantes no caso dos projetos corporativos, os Complementadores, que realizam parte do trabalho do escritório em casa. Na grande maioria dos casos, o que se procura oferecer aos profissionais em cargos de gerência ou diretoria é a possibilidade de tornar mais flexível o seu trabalho, partindo do pressuposto que, com uma agenda lotada de atividades, a eliminação de gastos inúteis de tempo como o transporte de casa para o trabalho e vice-versa contribuem e muito na produtividade.
 
Pesquisar se os funcionários afetados pelo projeto poderiam trabalhar em casa e se estariam dispostos a fazê-lo.
 
Se a ideia é alocar os funcionários para fora do escritório e a expectativa deles é ruim, não tenha dúvida que a produtividade ficará comprometida. Acima de tudo, o Home Office deve ser bem visto pelo trabalhador.
 
Não basta decidir somente as posições e os jogadores, é preciso planejar um "plano de carreira" que facilite e estimule o uso cada vez maior do Home Office.
 
Escolhidas as modalidades de trabalho (item 1), a organização deve estudar os benefícios que serão oferecidos para estimular a aceitação da modificação no contrato de trabalho, como o uso de lap tops, um ou mais dias por semana de visita(s) ao escritório, hot desks (secretárias à distância) e/ou a obtenção de outros pequenos benefícios.  
 
Calcular os custos de transição, manutenção e reversão.
 
Quanto custa para começar e manter essa nova prática profissional? E para voltar ao que estava antes, no caso de fracasso do projeto? 
 
Procurar benefícios claros e concretos para explorá-los na campanha de comunicação e mobilização.
 
Para convencer a alta cúpula da empresa e os prováveis teletrabalhadores (profissionais que se valem do Home Office) sobre o sucesso na implantação do projeto, é preciso deixar bem claro como funcionarão as regras do jogo, do contrário, os trabalhadores podem exigir o retorno à rotina anterior.
 
Deixar bastante claro o que poderá e o que não poderá ser feito com os equipamentos e os novos direitos e deveres dos funcionários envolvidos.
 
As empresas que apenas entregam notebooks e smartphones aos funcionários perdem o controle do quanto o profissional está trabalhando. 
 
Antes de cogitar o uso definitivo deste projeto, estabelecer arcos definidos de tempo, tanto para salientar o aspecto temporário, como para corrigir quaisquer erros a cada ciclo ou abrir a possibilidade de simplesmente abortá-lo com um mínimo de prejuízo.
 
Se não estiver claro que a implantação será temporária, a empresa poderá ficar impossibilitada de voltar a uma condição anterior se a nova relação for constituída em juízo como direito adquirido.
 
Definir um procedimento para a avaliação do sucesso do projeto e as figuras que poderão melhorá-lo a cada mudança.
 
Um erro comum na implantação apressada do trabalho à distância está na ausência de um planejamento para avaliação da melhoria e a sua manutenção. 
 
Só após avaliar estes passos será possível verificar as chances de sucesso para a implantação dessa nova rotina de trabalho na sua organização. Isto não lhe trará a certeza de que problemas não irão aparecer, mas ajudará bastante a contorná-los.
 

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